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Zusammenfassung

Herausforderung

Eine Vielzahl von Clients und Servern sowie Softwareprogrammen hatte am Flughafen Köln/Bonn (CGN) die Lizenzsituation intransparent und den Einsatz der Lizenzen zum Teil ineffizient gemacht. Es galt daher, das Lizenzmanagement ganzheitlich zu gestalten und den Kunden bei der Auswahl eines passenden Software-Asset-Management-Tools für die Verwaltung der komplexen IT-Infrastruktur zu unterstützen.

Lösung von Computacenter

Computacenter führte mit den IT-Verantwortlichen des Flughafens einen Workshop durch, in dessen Rahmen Prozesse, Organisation und Tools skizziert bzw. ausgewählt wurden.

Nutzen

Die Implementierung von Software-Asset-Management-Prozessen und Rollen und der Einsatz eines Software-Asset-Management-Tools führten zu einer deutlich verbesserten Transparenz und einer effizienteren Verwaltung und Nutzung der eingesetzten Software und deren Lizenzen.

Ausführliche Version

Computacenter ebnet den Weg zu effizientem und kostensparendem Software Asset Management am Flughafen Köln/Bonn.

Herausforderung

Die Flughafen Köln/Bonn GmbH (CGN) hatte wegen der im Laufe der Jahre zunehmenden Aufgaben etwa 1.100 Clients in sowohl zentralen als auch dezentralen Strukturen und Einheiten verwaltet. Dazu kamen Server auf unterschiedlichen Plattformen – überwiegend Windows und Unix – sowie eine unbestimmte Anzahl von Programmen mit den zugehörigen Lizenzen. Die vorhandenen Lizenzmanagementprozesse, ‑rollen und -tools reichten für dieses Volumen nicht mehr aus, wodurch die gesamte Lizenzsituation intransparent wurde und in vielen Fällen auch nicht mehr nachvollziehbar dokumentiert werden konnte. Durch die mangelnde Transparenz wiederum war auch der Einsatz der vorhandenen Softwarelizenzen ineffizient geworden. Eine professionelle Software-Asset-Management-Lösung (SAM), bestehend aus Prozessen und Tools, sollte wieder zu Transparenz über gekaufte und tatsächlich genutzte Lizenzen führen, um effizienter und kostensparender mit den vorhandenen Softwareressourcen umgehen zu können. Hierzu galt es, die spezifischen Anforderungen des Flughafens Köln/Bonn an das Lizenzmanagement aufzunehmen und darauf aufbauend sowohl Prozesse als auch Organisation zu gestalten. Gleichzeitig musste ein Kriterienkatalog für die Auswahl einer passenden Software-Asset-Management-Lösung aufgestellt werden. Mit der Einführung eines ganzheitlichen Lizenzmanagements und der Umsetzung der Prozesse galt es, den differenzierten Compliance-Anforderungen der Lizenzgeber und des Gesetzgebers Rechnung zu tragen.

Lösung

Der erste wichtige Schritt für den Lösungsansatz von Computacenter war die Durchführung eines Workshops, bei dem mithilfe der IT-Verantwortlichen der Flughafengesellschaft die konkrete Ausgangssituation analysiert und die Ziele sowie die damit verbundenen Anforderungen der unterschiedlichen Bereiche an das Lizenzmanagement formuliert wurden. Die daraus resultierende Aufgabe von Computacenter – als Voraussetzung für die weiteren Aktivitäten – war die Gestaltung von Organisation und Prozessen des Lizenzmanagements. Zu diesem Zweck wurden die von Computacenter vorgestellten generischen SAM-Prozesse an die Bedarfe der Flughafengesellschaft angepasst. Parallel dazu wurden ein Anforderungskatalog und eine Evaluierungsmatrix zur Beurteilung unterschiedlicher Tools erarbeitet.

Der nächste Schritt bestand in der Durchführung eines Toolauswahlverfahrens auf Basis eines Kriterienkatalogs und eines Machbarkeitsnachweises (Proof of Concept), mit dem die Durchführbarkeit des geplanten Vorhabens belegt wurde und Risiken in der Entscheidung auch unter Kostengesichtspunkten minimiert wurden. Dabei wurden neben objektiven Kriterien auch subjektive und gewichtete Eindrücke in die Entscheidungsaufbereitung einbezogen. Die Wahl fiel auf das Software-Asset-Management-Tool der zur Schweizer brainwaregroup gehörenden Hamburger Spider Lifecycle Managementsysteme GmbH. In Abstimmung mit der Flughafengesellschaft und Spider konnten die Projektplanung und die Priorisierung der einzelnen Punkte des Anforderungskatalogs durchgeführt werden. Die eigentliche Toolimplementierung erfolgte dann durch Spider.

Software Asset Management ist mehr als reines Lizenzmanagement

Ein effektives Lizenzmanagement hilft, aus rechtlicher Sicht eine Unterlizenzierung zu vermeiden, illegal oder unerwünscht installierte Software zu identifizieren und nicht zuletzt die Anforderungen der Revision ohne großen Aufwand erfüllen zu können. Wichtig ist aber auch der finanzielle Aspekt: So können mithilfe des Lizenzmanagements Überlizenzierung und nicht genutzte Lizenzen erkannt werden, worin in vielen Fällen ein erhebliches Einsparungspotenzial liegt. Ebenso ist das Aushandeln kostengünstigerer Lizenzverträge i. d. R. erst möglich, wenn man die Anzahl der wirklich erforderlichen Lizenzen im Gesamtunternehmen kennt (z. B. Volumenlizenzvertrag). Aber auch die Optimierung der vorhandenen Softwareressourcen ist durch vorausschauende Verwaltung und gegebenenfalls durch Umschichtung möglich. Ein äußerst wichtiger Aspekt ist die gewonnene Transparenz und Dokumentation, da Softwarehersteller immer häufiger von ihrem Auditrecht Gebrauch machen und beim Kunden entsprechende Lizenzprüfungen durchführen. Auch die Überprüfung der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen wird damit ermöglicht. Aber das eigentliche Software Asset Management ist mehr als nur die reine Verwaltung der Lizenzen. Da der Kostenfaktor Software bei etwa 30 % der gesamten IT-Kosten liegt, sind Softwareprogramme und Lizenzen Vermögenswerte, die entsprechend effizient eingesetzt werden müssen. Software Asset Management ist daher ein ganzheitlicher Prozess hinsichtlich der Auswahl, der Beschaffung und der Verwaltung von Software im Unternehmen. Durch die effektive Verwaltung der vorhandenen Softwareressourcen und die Standardisierung von Anwendungen und Plattformen sowie durch die Vereinheitlichung der Einkaufsprozesse lassen sich im Unternehmen viel Zeit und damit Kosten einsparen. Das Lizenzmanagement liefert die dazu notwendige Transparenz. Software Asset Management beinhaltet alle Prozesse und Infrastrukturen, um die im Unternehmen vorhandenen Software Assets während ihres gesamten Lebenszyklus zu verwalten und zu kontrollieren. Das sichert nicht nur die getätigten Investitionen, sondern gewährleistet auch durch eine durchgängige Dokumentation den Nachweis über die Einhaltung aller rechtlichen Aspekte.

Nutzen

„Der von Computacenter durchgeführte Workshop hat uns die Diskrepanz vor Augen geführt, die zwischen dem Ist-Zustand unserer Lizenzverwaltung und unseren eigentlichen Zielvorstellungen sowie rechtlichen Anforderungen besteht“, erklärt Roswitha Dunkel, Manager ICT Services der Flughafen Köln/Bonn GmbH.

Der Einsatz des ganzheitlichen Software-Asset-Management-Tools hat nach Aussage von Roswitha Dunkel zu einer Verbesserung der Prozesse und Rollen für die Umsetzung des Lizenzmanagements geführt und für einen effektiveren Einsatz der vorhandenen Software gesorgt. Durch die gewonnene Transparenz über vorhandene Software und Lizenzen sowie eine durchgehende Dokumentation konnten deutliche Kosteneinsparungen erzielt werden, und die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen ist ohne großen Aufwand gewährleistet. Der effizientere Einsatz der Software führte darüber hinaus zur Entlastung interner Ressourcen bei der Flughafengesellschaft.