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Zusammenfassung

Herausforderung

Die gsub mbH wollte den hohen Verwaltungsaufwand reduzieren, der beim Management der Vergabe staatlicher Fördermittel anfiel. Es galt, die komplexen Prozesse zu automatisieren, die im Zusammenhang stehen mit der Eingabe, Prüfung und Genehmigung der Fördermittel.

Lösung von Computacenter

Computacenter erfasste und analysierte alle relevanten Prozesse und entwickelte auf dieser Basis Workflows für ein reibungsloses Fördermittelmanagement. Die Umsetzung erfolgte mit Standardsoftware und -werkzeugen von Microsoft.

Nutzen

Die neue, skalierbare Lösung realisiert die anfallenden Prozesse erheblich effizienter. Für alle Beteiligten ist das Genehmigungsverfahren einfacher und schneller geworden. Die Antragstellung erfolgt nun online, Klienten und Freigabeinstanzen können Anpassungen direkt vornehmen.

Ausführliche Version

Herausforderung

Die gsub Gesellschaft für soziale Unternehmensberatung mbH managt als Treuhänder des Bundes und des Landes Berlin die Vergabe von Fördermitteln. Dabei sind äußerst komplexe Verwaltungsprozesse aufeinander abzustimmen: Jährlich etwa 300 Anträge auf Fördermittel in den unterschiedlichsten Größenordnungen müssen erfasst, geprüft und durch verschiedene Instanzen geschleust werden. Die Anträge werden schließlich genehmigt, abgelehnt oder auch neu aufgerollt. Bei genehmigten Anträgen ist zu prüfen, ob die zugewiesenen Gelder zweckmäßig eingesetzt werden. In jeder Phase eines solchen Prozesses ist mit Änderungen zu rechnen, die von unterschiedlichen Beteiligten angestoßen werden.

Lösung

Die gsub mbH hatte bereits einen IT-Dienstleister beauftragt, der jedoch an der hohen Komplexität des Projekts gescheitert war. Daher beauftragte sie Computacenter zunächst, die Fehlerursachen des bisherigen Ansatzes zu analysieren und mögliche Lösungswege aufzuzeigen. Computacenter legte ein neues Konzept vor, das die IT-Verantwortlichen so sehr überzeugte, dass sie den Serviceprovider mit der praktischen Umsetzung beauftragten. Dabei fühlten sie sich durch den Umstand bestätigt, dass Computacenter bereits viele Projekte von vergleichbarer Komplexität erfolgreich durchgeführt hat.

Am Anfang standen die exakte Erfassung und eine fundierte Analyse aller beteiligten Geschäftsprozesse. Auf dieser Basis entwickelte Computacenter Workflows, die einen reibungslosen Ablauf der Fördermittelvergabe sicherstellen würden. Alle Formulardaten wurden in Datenschemata erfasst. Damit waren die Voraussetzungen geschaffen, um mit Standardsoftware und -werkzeugen von Microsoft die praktische Umsetzung vorzunehmen. Da Computacenter mit Virtualisierung arbeitete, konnte die neue Lösung komplett in der vorhandenen Hardwareumgebung des Kunden umgesetzt werden.

Nutzen

„Die Einsparung finanzieller und zeitlicher Ressourcen ist enorm“, freut sich Michael Reher, stellvertretender Geschäftsführer der Gesellschaft für soziale Unternehmensberatung mbH. Studentische Aushilfskräfte, die bisher einen Großteil der Verwaltungsaufgaben händisch ausgeführt hatten, waren nun nicht mehr erforderlich. Dadurch ist das eigene Personal nicht etwa stärker beansprucht als bisher. Im Gegenteil: „Wir setzen jetzt mit denselben Leuten in derselben Zeit viel mehr Projekte um“, sagt Michael Reher.

Von den Klienten wird die neue Lösung gut angenommen. Sie geben ihre Förderanträge nur noch online ein, was die weitere Bearbeitung erheblich vereinfacht. Im weiteren Verlauf können auch Freigabeinstanzen und andere Prozessbeteiligte dank der hohen Anwenderfreundlichkeit ihre Anmerkungen und Änderungen direkt eingeben. Auf diese Weise wird der Folgeaufwand erheblich reduziert. Alle Prozesse sind exakt definiert und strukturiert, sorgfältig dokumentiert und übersichtlich abgebildet. Durch das hohe Maß an Konfigurierbarkeit, Skalierbarkeit und Erweiterbarkeit lässt sich die Lösung zudem flexibel an neue Anforderungen anpassen.