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Zusammenfassung

Herausforderung

• Turnusmäßiger Austausch von ca. 18.000 Arbeitsplatzdruckern und ca. 8.000 Arbeitsgruppendruckern sowie ca. 1.300 Multifunktionsdruckern nach Erreichen der Wirtschaftlichkeitsgrenze
• Auslieferung an über 350 Standorte der Justizverwaltung NRW, die über den gesamten Verwaltungsbezirk verstreut liegen

Lösung von Computacenter

• Praktische Druckertests mit Geräten des Herstellers Lexmark
• Einlagerung und Auslieferung der Geräte im bzw. aus dem Computacenter-Logistikcenter in Kerpen
• Flächendeckende Versorgung des Kunden mit Verbrauchsmaterial

Nutzen

• Bezug der Drucker und des Verbrauchsmaterials aus einer Hand
• Festvereinbarte Service Level Agreements für Instandsetzung und Austausch der Geräte
• Verlängerung der Herstellergarantiezeit von 24 auf 48 Monate

Ausführliche Version

Die Justizverwaltung Nordrhein-Westfalen setzt auf eine durch Computacenter bereitgestellte Druckerlandschaft von Lexmark

Herausforderung

Für die Justizverwaltung Nordrhein-Westfalen mit ihrem typischerweise hohen Druckaufkommen – rund 320 Millionen Blatt DIN A4 innerhalb eines Jahres – ist der Druck von Dokumenten ein hochkritischer Prozess. Bei Ausfall eines Druckers verzögern sich zu bearbeitende Vorgänge, was wiederum die Effizienz der unterschiedlichen Behörden beeinträchtigt. Die Geräte der Justizverwaltung hatten das Ende ihrer Einsatzzeit erreicht – End of Lifecycle. Somit stand der turnusmäßige Austausch von ca. 18.000 Arbeitsplatzdruckern und ca. 8.000 Arbeitsgruppendruckern sowie ca. 1.300 Multifunktionsdruckern an. Die Geräte stehen an über 350 Standorten über den gesamten Verwaltungsbezirk NRW verteilt.

Der Auftrag war an die Vergabe eines neuen Rahmenvertrages gebunden. Computacenter hält diesen Rahmenvertrag bereits seit dem Jahr 2007 und konnte eine neuerliche europaweite Ausschreibung gewinnen. Gegenstand der Vergabekriterien war – neben dem Standhalten kritischer und praxisnaher Tests der vorgeschlagenen Drucker – die Einhaltung eines Konzepts für die Versorgung sämtlicher Lokationen des Kunden mit Verbrauchsmaterial, so dass in Zukunft die Bereitstellung der Hardware, ihre Versorgung mit Verbrauchsmaterial sowie die Instandhaltungsservices aus einer Hand kommen.

Lösung

Im Rahmen der europaweiten Ausschreibung hat sich Computacenter erneut gegen namhafte durchsetzen können. „Die Drucker durchliefen eine eigene Testreihe bei der Justizverwaltung, an deren Ende die klare und neuerliche Entscheidung für Lexmark stand“, erläutert Jan Malcher, Key Account Manager bei Computacenter, der den Kunden bereits seit 12 Jahren betreut. Der gewonnene Rahmenver-trag hat eine Laufzeit von drei Jahren und endet 2013. Im Rahmen des Vertrages steht der Austausch von drei Vierteln der sich im Einsatz befindenden Geräte an.

Alles aus einer Hand
Computacenter lieferte der Justizverwaltung NRW Arbeitsplatz- und Arbeitsgruppendrucker des Herstellers Lexmark. Hierfür wurden die Geräte im Logistikcenter des IT-Dienstleisters in Kerpen eingelagert, kommissioniert und von hier aus geliefert. Am Einsatzort wurden die Geräte ausgepackt und in Betrieb genommen.

Computacenter erbringt auch durch Service Level Agreements abgesicherte Instandhaltungsservices und versorgt den Kunden an allen Standorten mit Ersatz- und Verbrauchsmaterialien. So werden Arbeitsplatzdrucker bei Reparatur- oder Austauschbedarf abgeholt und im Kerpener Servicecenter des IT-Dienstleisters repariert oder auch ersetzt. Services und Reparaturen der Arbeitsgruppendrucker erbringen Computacenter-Techniker vor Ort.

„Die erneute Erteilung dieses Rahmenvertrages ist für unsere potenziellen Kunden ein klares Signal: Öffentliche Auftraggeber vertrauen gerade auch bei äußerst hochvolumigen Projekten auf die Kompetenz und die Flächendeckung von Computacenter“, stellt Malcher fest.

Drucken auf Recyclingpapier
Bereits bei der Übernahme des ersten Rahmenvertrages im Jahr 2007 hatte Computacenter Drucker von Lexmark empfohlen und auf diese Weise effizient einem Problem entgegengewirkt, mit dem viele Hersteller von Druckern zu kämpfen haben: In der Öffentlichen Verwaltung ist es üblich, auf Recyclingpapier zu drucken. Dabei kam es aufgrund des höheren Abriebs von Fasern an der Papieroberfläche bei den seinerzeit verwendeten Druckern immer wieder zur Verschmutzung der Koronadrähte in den Druckköpfen, was zum Druckerausfall und zu zusätzlichen Reinigungsarbeiten führte. Bei den heute verwendeten Geräten von Lexmark, die über ein geschlossenes Drucksystem verfügen, tritt dieses Problem nicht mehr auf.

Nutzen

Die Justizverwaltung des Landes Nordrhein-Westfalen profitiert nach der neuerlichen Vergabe des Druckerrahmenvertrages an Computacenter von deutlich verschlankten Administrationsprozessen im Outputmanagement: Neben der Bereitstellung der Hardware zeichnet Computacenter für die Versorgung mit Verbrauchsmaterialien sowie für die Instandhaltungsservices verantwortlich. Gleichzeitig übernimmt der IT-Dienstleister die in der Ausschreibung geforderte Verlängerung der Garantiezeit auf 48 Monate – was dem Lebenszyklus der Systeme bei dem Kunden entspricht.

„Die Drucksysteme sind dank Touchscreen-Steuerung sehr bedienerfreundlich und dank der Treiber einfach in die bestehende IT einzubinden“, betont Key Account Manager Malcher.

Im Zuge der weiteren Vereinheitlichung der Outputsysteme des Kunden übernimmt Computacenter zudem den Austausch weiterer rund 1.000 Kopiersysteme der Justizverwaltung NRW gegen Multifunktionsdrucker des Herstellers Lexmark.