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Herausforderung

Kabel Deutschland beabsichtigte die Erfassung der Hardware im Rahmen einer gesetzeskonformen IT-Inventur. Auf mehrere Standorte verteilen sich Geräte im unteren fünfstelligen Bereich von Deutschlands größtem Kabelnetzbetreiber. Der zeitliche Rahmen für die Kernaufnahme an den Lokationen war auf sieben Wochen begrenzt.

Lösung von Computacenter

Computacenter unterrichtete die Mitarbeiter des Kunden über die bevorstehende Stichtagsinventur. Nach der Pilotinventur erfassten 15 Teams des IT-Dienstleisters die Endgeräte und versahen sie mit Kundenlabels. Der Bestand an Homeoffice-Arbeitsplätzen und mobilen Außendienstgeräten wurde nachträglich aufgenommen. Die überprüften Daten wurden zeitnah in das Assetmanagementsystem des Kunden eingespielt.

Nutzen

Die hochwertigen Gerätedaten dienen Kabel Deutschland als zuverlässige Planungsgrundlage. Das Tagesgeschäft war zu keinem Zeitpunkt des Projektes nennenswert beeinträchtigt. Trotz des enormen organisatorischen Aufwandes wurden die ehrgeizigen zeitlichen und finanziellen Vorgaben sicher eingehalten.

Ausführliche Version

Herausforderung

Als Grundlage zur Bewertung ihres Anlagevermögens, aber auch für die Planung von Neuanschaffungen, benötigte Kabel Deutschland eine IT-Inventur ihres gesamten Bestands an Endgeräten. Erfasst werden sollten sämtliche Desktops, Laptops, Dockingstations und externen Festplatten, aber auch Monitore sowie Drucker, Scanner und Multifunktionsgeräte (Tischvariante). Dabei war die Form für die gesetzlich vorgeschriebene Bestandsaufnahme von Endgeräten an IT-Arbeitsplätzen zuverlässig einzuhalten.
An einigen der bundesweiten Standorte war die genaue Zahl der Endgeräte nicht bekannt. Diese wurde im Rahmen des Projekts ermittelt. Unternehmensweit lag die Zahl der zu erfassenden Geräte im fünfstelligen Bereich. Die Geräte verteilten sich auf Einzel- und Großraumbüros, wobei auch Callcenter-Arbeitsplätze zu berücksichtigen waren. Hinzu kamen Ausstattungen für Homeoffices und mobile Außendienstgeräte. Zu berücksichtigen war ferner, dass nicht alle Mitarbeiter einem festen Standort zugeordnet waren. Der zeitliche Spielraum war mit sieben Wochen, die Pilotinventur eingeschlossen, eng bemessen. Die späteren Datenaufnahmen in Form der Selbsterfassung und die Datenbereinigungen erstreckten sich über einen längeren Zeitrahmen.

Angesichts dieser Voraussetzungen erforderte die Erfassung der heterogenen Hardwarelandschaft hohe Flexibilität und organisatorische Kompetenz. Für die Durchführung kam deshalb nur ein erfahrener ITDienstleister infrage, der bereits bewiesen hatte, dass er auch bei umfangreichen Projekten den vereinbarten zeitlichen und finanziellen Rahmen zuverlässig einhält.

Lösung

Computacenter betreibt seit Jahren einen großen Teil der IT von Kabel Deutschland in München Unterföhring. Das Support- und Servicedeskteam des Dienstleisters war also bereits mit der Situation an den Standorten vertraut. Zudem wusste der Kunde aus eigener Erfahrung, dass Computacenter über die nötige Kompetenz verfügt, um eine derartige organisatorische Herausforderung sicher zu meistern.

Die Erfassung der Geräte erfolgte im Rahmen einer sorgfältig vorbereiteten Stichtagsinventur in enger Absprache mit dem Kunden. Bereits im Vorfeld hatte Computacenter mit Kabel Deutschland geklärt, welche Gerätedaten für die Buchhaltung relevant waren und die Erfassungssheets entsprechend angepasst bzw. neu erstellt. Alle Mitarbeiter waren von Computacenter vorab per E-Mail über das Projekt informiert worden.

Nach Durchführung und Auswertung eines Pilotprojekts schickte Computacenter bundesweit 15 Teams in die verschiedenen Standorte des Kunden, um die Daten sämtlicher Endgeräte zu erfassen und letztere mit Kundenlabels zu versehen. Je Büro bzw. Arbeitsplatz erfolgte eine Aufnahme der Geräteart, des Herstellers, der Modellseriennummer und der Inventarnummer sowie spezieller Kundendaten per Barcodescan oder über eine manuelle Sichtkontrolle. Diese Daten wurden anschließend in einer eigens hierfür entwickelten Vorlage dokumentiert und im zentralen Projektoffice einer zusätzlichen Qualitätskontrolle unterzogen. Im nächsten Schritt wurden die Daten mittels eines Scripts in das Assetmanagementsystem des Kunden übertragen und einer weiteren Sichtkontrolle unterzogen. Pro Woche wurden die Geräte an bis zu vier Standorten parallel erfasst. Das zentrale Projektmanagementteam passte Planung, Steuerung und Controlling ständig der aktuellen Lage an.

In einem zweiten Schritt erfasste Computacenter die Geräte, die zum Zeitpunkt der Stichtagsinventur nicht in der Lokation bzw. am Arbeitsplatz gewesen waren. Dazu zählten auch die Bestände der Homeoffice- Arbeitsplätze und des Außendienstes. Die entsprechenden Mitarbeiter konnten die Daten über ein von Kabel Deutschland entwickeltes Webformular eintragen und weitergeben.

Nutzen

Die hochwertigen Daten zum aktuellen Bestand der IT-Anlagen bieten eine zuverlässige Basis für die Planung von Neuanschaffungen, die Inanspruchnahme von Garantieverträgen und die steuerliche Berücksichtigung des Abschreibungswerts.

Das Tagesgeschäft war während des gesamten Projekts zu keinem Zeitpunkt nennenswert beeinträchtigt. Erfreut zeigt sich Kabel Deutschland auch, dass der ehrgeizige zeitliche Rahmen eingehalten wurde – besonders, weil die Planung im Vorfeld wegen der ungewissen Gerätezahl nur mit groben Richtwerten operieren konnte. Auch finanziell war der Kunde auf der sicheren Seite, da das Projekt mit 15 Teams an mehreren Standorten zu einem günstigen Festpreis angeboten und erfolgreich durchgeführt wurde. Voraussetzung hierfür sind kompetente Fachkräfte sowie eine hervorragende Koordination und Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten.