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Zusammenfassung

Herausforderung

Einrichtung einer zentralen, rechtskonformen E-Mailarchivierungslösung für mehr als 1.200 Postfächer der 2.100 Mitarbeiter in den über ganz Europa verteilten 32 Häusern der Lindner Hotels AG. Damit verbunden die Ablösung aller lokal abgelegten PST-Dateien.

Lösung von Computacenter

Die von Computacenter favorisierte Lösung baut auf einem zentralen Multiprotokollspeicher vom Typ Celerra von EMC auf, der in Teilen als Archiv fungiert. Nach Abschluss der Implementierungsarbeiten wurde das Personal des Kunden geschult, um die PST-Dateien selbstständig in der Fläche zu migrieren.

Nutzen

Die Lindner Hotels AG verfügt heute über eine zentrale und schlanke E-Mailarchivierung, die den hohen gesetzlichen Anforderungen an geschäftlichen E-Mailverkehr genügt. Dank der Komprimierung der Daten ist das zu archivierende Volumen deutlich gesunken, was angesichts eines durchschnittlichen Wachstums von 13 Prozent pro Jahr für den Kunden einen wichtigen Aspekt darstellte.

 

Ausführliche Version

Herausforderung

Das E-Maildatenvolumen der Lindner Hotels AG wächst mit ungefähr 13 Prozent pro Jahr. Für mehr als 2.100 Mitarbeiter betreibt die Hotelkette eine Exchange-/Outlook-Infrastruktur mit insgesamt circa 1.200 Postfächern. Ein Teil des E-Mailvolumens liegt in Form von Personal-Store-Dateien (PST) auf den persönlichen Laufwerken der Benutzer, aber auch lokal, direkt auf ihren Rechnern.

Mit der Einführung einer E-Mailarchivierungslösung plante die Lindner Hotels AG die Konsolidierung der Daten sowie die Abschaffung der Personal-Store-Dateien, um Platz auf den Exchange-Servern zu sparen und dieselben so schlank und performant wie möglich zu halten. Die Daten sollten im zentralen Archiv revisionssicher abgelegt werden. Aufgrund des rasanten Wachstums musste der Archivspeicher nach oben skalierbar sein.

Rechtskonforme Archivierung geschäftlicher E-Mails
Im ersten Schritt sollte die neue E-Mailarchivierungslösung den Anforderungen an eine rechtskonforme Archivierung genügen und die lückenlose und manipulationsfreie Ablage aller steuerlich relevanten Dokumente garantieren. Darüber hinaus hatte man die Verschlankung der Mailboxen durch Shortcuts ins Auge gefasst. Hierbei kann der Anwender über Links aus Outlook direkt auf E-Mails im Archiv zugreifen. Die lokal bzw. privat abgelegten PST-Dateien sollten abgeschafft und die Möglichkeit zum Offlinezugriff auf archivierte Mails via Mobile User Cache und Outlook Web Access (OWA) eingerichtet werden. Des Weiteren galt es, die Möglichkeit zur Einrichtung benutzerspezifischer Suchfunktionen anzubieten.

Lösung

Anforderungsaufnahme
Beim ersten Termin in der Geschäftsstelle von Computacenter in Ratingen konnten die Spezialisten des IT-Dienstleisters ein umfassendes Bild von den Anforderungen des Kunden an die E-Mailarchivierungslösung gewinnen. Schnell schwebte den Archivierungsspezialisten eine Lösung von EMC vor, von deren Leistungsfähigkeit sie den Kunden während einer Livedemonstration im hauseigenen Solution Center überzeugen konnten.

Konzept und Installation
Die von Computacenter vorgeschlagene Lösung baut auf einem zentralen Multiprotokollspeicher vom Typ Celerra von EMC auf, der in Teilen als Archiv fungiert. Die WORM-Funktion (write once read multiple) File-Level-Retention des gewählten Celerra-Systems garantiert die rechtssichere Datenarchivierung aller E-Mails samt angehängter Dokumente.

Darüber hinaus erlaubt das zentrale Storagesystem die Konsolidierung von File- und SQL-Serverdiensten: so wurde bereits während des Projektes die Replizierung von SQL-Serverdaten aus einem Düsseldorfer Standort der Hotelkette auf das zentrale Speichersystem in Essen angestoßen und realisiert.

Einweisung der Administratoren ins neue System
Nach einer umfassenden Einweisung in das neue System war es den Administratoren der Lindner Hotels AG möglich, den Transfer der lokal abgelegten PST-Dateien in das zentrale Archiv selbstständig vorzunehmen.

Nutzen

Das Volumen der zu speichernden Daten hat sich durch die Komprimierung und dank des Effekts der Single-Instance-Speicherung (SIS) eklatant reduziert. Gleichzeitig erweist sich die neue Lösung als ausgesprochen robust und ausfallsicher. Die zentrale Archivierung der E-Maildaten aus 29 Standorten des Kunden im Essener Rechenzentrum führt zu einer Verschlankung der Exchange-Server, was nicht nur die laufenden Kosten senkt, sondern auch zu einer Effizienzsteigerung führt. Die neue Lösung ist für alle Mitarbeiter des Kunden absolut transparent. Alle PST-Dateien, die noch zu Projektbeginn lokal oder auf persönlichen Laufwerken abgelegt waren, konnten aufgelöst werden.

Auch der Anforderung nach einer skalierbaren und zukunftssichern Speicherumgebung kann die EMC-Lösung genügen, indem sie für mögliche Anforderungen aus dem NAS-Umfeld gerüstet ist.