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Zusammenfassung

Herausforderung

Für die Einführung des Dokumentenmanagement-Systems Livelink will die Lurgi GmbH die erforderliche Akzeptanz der Mitarbeiter sicherstellen. Deshalb wurde Computacenter beauftragt, die Umstellung durch ein abgestimmtes Projektmarketing vorzubereiten.

Lösung von Computacenter

Computacenter entwickelte gemeinsam mit Lurgi und dem Hersteller Open Text eine Marketingmatrix, in der die kommunikativen Maßnahmen definiert waren. In Gesprächen, Schulungen und Blogs sowie auf Intranetseiten und Flyern wurden die Anwender von den Vorteilen des neuen Systems überzeugt.

Nutzen

Das Projektmarketing von Computacenter befördert die Kommunikation zwischen Anwendern und Projektmannschaft entscheidend. Die Marketingmatrix wird inzwischen bereits in weiteren Projekten erfolgreich eingesetzt.

Ausführliche Version

Herausforderung

Die Lurgi GmbH wollte die Handhabung ihrer Dokumente, Fileablagen und Dokumentationen verbessern und unternehmensweit vereinheitlichen. Bisher hatten Insellösungen die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erschwert. Deshalb plante der Anlagenbauer die Einführung eines modernen Dokumentenmanagement-Systems, mit dem sich die zu einem Vorgang gehörigen Dokumente unabhängig von ihrer Herkunft leicht auffinden und gemeinsam bearbeiten lassen.

Nach eingehender Prüfung der marktgängigen Systeme entschied man sich für Livelink von Open Text, eine anwenderfreundliche und einfach zu navigierende Software, die insbesondere die unkomplizierte Einbindung von externen Geschäftspartnern erlaubt. Betroffen sind in der ersten Stufe 450 Mitarbeiter in Deutschland. Danach sollen weltweit zusätzliche 1.200 Mitarbeiter schrittweise auf das neue System umgestellt werden.

Die Entscheider legen großen Wert darauf, bei der Einführung die Anwender auf ihrer Seite zu haben. Tatsächlich zeigt die Erfahrung vieler Unternehmen, dass bei der Umstellung auf eine neue Software oft die fehlende Akzeptanz der Belegschaft das größte Hindernis darstellt. Deshalb sollte die Einführung von Livelink abgesichert werden durch ein begleitendes Projektmarketing, das die Mitarbeiter von den Vorteilen des Dokumentenmanagement-Systems überzeugt.

Dieses Projektmarketing sollte von einem IT-Dienstleister durchgeführt werden, der bereits bewiesen hatte, dass er in der Lage war, auch bei komplexen Softwareeinführungen für eine große Zahl von Beschäftigten alle Anwender mit ins Boot zu nehmen.

Lösung

Computacenter war dem Kunden bereits aus der bisherigen Zusammenarbeit als leistungsstarker und verlässlicher Provider von IT-Services bekannt. Der Dienstleister hat sich bei seinen zahlreichen Softwareeinführungen für Unternehmen aller Größen und Branchen eine hohe Projektmarketing-Kompetenz aufgebaut und ist deshalb für Lurgi sowie für den Hersteller Open Text der ideale Partner bei der Implementierung von Livelink.

Der Serviceprovider setzte zunächst einen Coachingprozess mit allen Beteiligten auf und entwickelte dann gemeinsam mit ihnen eine Marketingmatrix, in der die kommunikativen Medien und Initiativen für jede Mitarbeitergruppe und jedes Projektstadium genau festgelegt waren. Der Vorstand übernahm die Schirmherrschaft und drückte bereits in einem Schreiben an die Mitarbeiter seine uneingeschränkte Unterstützung für das Projekt aus. Zu der Vielfalt aufeinander abgestimmter Instrumente zählen außerdem Gespräche vor Ort, ein Anwendungsvideo, moderierte Meetings, Intranetseiten, Blogs und Flyer. Auf diese Weise gelingt es, den Anwendern die Vorteile des einheitlichen Dokumentenmanagements zu vermitteln: revisionssichere Dokumentenverwaltung, rollendefinierter und ortsunabhängiger Zugriff auf projektspezifisch zusammengestellte Dokumente, Nachverfolgung von Änderungen, Volltextsuche auch in eingescannten Fax-Dokumenten und andere mehr.

Heute, kurz vor dem Rollout von Livelink in Deutschland, sind die Mitarbeiter motiviert, sich auf das neue System einzulassen. Sie werden in jeder Projektphase auf dem Laufenden gehalten und haben die Möglichkeit, ihre Erfahrungen und Anregungen einzubringen.

Nutzen

"Computacenter hat für die Einführung von Livelink ein stimmiges Projektmarketing-Konzept aufgesetzt und leistete in diesem Zusammenhang bei den Anwendern wertvolle Überzeugungsarbeit", sagt Dr. Wilfried Lyhs, Director of global IT-Management. "Diese Aktivitäten haben erheblich zu einer besseren Kommunikation zwischen den Anwendern und der Projektmannschaft beigetragen.

" Nach dem Rollout in Deutschland will das Unternehmen in Eigenregie die gewonnenen Erfahrungen für die Implementierung in weiteren Landesgesellschaften nutzen. "Wir haben mit der Marketingmatrix ein Werkzeug an der Hand, das uns bei künftigen Softwareeinführungen in den unterschiedlichsten Bereichen unterstützen kann", sagt Dr. Lyhs.