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Zusammenfassung

Herausforderung

Seit dem Jahr 2001 bis zum Mai 2011 war Computacenter der Outsourcingpartner der Senatsbibliothek Berlin. Der IT-Dienstleister betreute in dieser Zeit die IT-Infrastruktur des Kunden und hat ein innovatives Projekt zur Ablösung des veralteten Bibliothekssystems konzipiert und realisiert.

Lösung von Computacenter

Migration auf das Bibliothekssystems ALEPH 500 und Zuschnitt (Customizing) auf die Bedürfnisse der Senatsbibliothek Berlin. Betrieb des Systems auf Sun V240 unter Sun Solaris 9 und Oracle 10g. Betrieb und regelmäßige Aktualisierung der gesamten IT-Infrastruktur mit sämtlichen Peripheriegeräten.

Nutzen

Da die Senatsbibliothek Berlin nicht über eine IT-Abteilung verfügte, war das Outsourcing der IT-Infrastruktur der eindeutig kostengünstigste Weg für ihren Betrieb. Über die gesamte Laufzeit des Vertrages hinweg hielt diese Forderung kritischen Überprüfungen stand. Computacenter hat stets die geforderte hohe und innovative Supportqualität geboten, die es dem Kunden erlaubte, sich in aller Ruhe den Aufgaben seines Kerngeschäftes zu widmen.

Ausführliche Version

Computacenter modernisierte das Bibliothekssystem und die IT-Prozesse und hat über zehn Jahre die Infrastruktur der Senatsbibliothek Berlin betrieben. Seit Mitte der 90er Jahre, als erstmalig der Betrieb der IT-Infrastruktur ausgelagert wurde, hat die Senatsbibliothek in regelmäßigen Abständen die Wirtschaftlichkeit eines IT-Outsourcings geprüft. Dabei war das Ergebnis immer eindeutig: „Wir hätten zusätzlich Personal einstellen müssen, um das aktuelle Informationssystem einzuführen. Die Personalkosten für Mitarbeiter, die wie die Experten von Computacenter auch an Wochenenden und Feiertagen arbeiten, wären für uns nicht tragbar gewesen“, erläuterte Hecker-Voß, Direktorin der Senatsbibliothek Berlin.

Erster Outsourcingvertrag von 2001 bis 2005

Bereits im Jahr 2001 schloss die Senatsbibliothek Berlin mit Computacenter den ersten Outsourcingvertrag über die Dauer von vier Jahren ab. Wesentliche Gegenstände dieses Vertrages waren die Ablösung der alten Bibliothekssoftwarelösung durch das modulare, integrierte Bibliothekssystem ALEPH 500 der Ex Libris (Deutschland) GmbH sowie der Betrieb der gesamten IT-Infrastruktur des Kunden. Nach der Erstellung und Umsetzung eines Konvertierungsplanes für die Ablösung des Altsystems, einer umfangreichen Testphase und den Schulungen der Bibliotheksmitarbeiter erfolgte im April 2002 die Übernahme des Bibliothekssystems ALEPH 500 in das Produktivsystem. Dieses war auf einem Sun E450R-Server implementiert.

Die im Rahmen dieses ersten Outsourcingvertrages angebotenen Services umfassten Leistungen, die sich vom Customizing und der Inbetriebnahme des neuen Systems über den Betrieb der gesamten Infrastruktur bis hin zum Vor-Ort-Support erstreckten. Außerdem übernahm Computacenter damals schon den Betrieb des Helpdesks und unterstützte den Kunden bei der Abbildung der systembibliothekarischen Aufgaben im neuen System. Der Betrieb der Klimatechnik, der Mediensicherungsanlagen und der Besucherzähler waren weitere Bestandteile des Vertrages.

 

Zweite Periode von 2005 bis 2009

Im Jahr 2005 stand die neuerliche Ausschreibung des Outsourcingvertrages an. Computacenter erhielt abermals den Zuschlag für einen vier Jahre währenden Vertrag. In dieser Periode stand neben dem fortlaufenden Betrieb der modernen Gesamtlösung die Erneuerung der gesamten IT-Infrastruktur auf dem Programm. Die Entwicklung des Konzeptes fand stets in enger Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen der Bibliothek statt, was der Effizienz der Projekte deutlich zuträglich war. So wurde eine moderne und investitionssichere IT-Umgebung unter Windows 2003 mit neuen und performanten Internetanschlüssen auf Basis von SDSL-Technologie (Symmetric Digital Subscriber Line) für Benutzer und Mitarbeiter eingerichtet.

ALEPH 500 auf Sun V240 unter Sun Solaris 9 und Oracle 9i
Mit dem Ziel, die bibliotheksspezifischen Prozesse noch effizienter und kostengünstiger zu gestalten, wurde ALEPH 500 in der aktuellen Version auf die neue Hardwareplattform Sun V240 unter Sun Solaris 9 und Oracle 9i (im Zuge einer weiteren Versionsaktualisierung auf Oracle 10g) migriert.

Das lokale Netzwerk baute Computacenter auf Basis von Gigabittechnologie bis zum Endanwenderarbeitsplatz aus, so dass die Nutzer durchgängig von hohen Datendurchsatzraten profitierten. Die File- und Printdienste erhielten mit einer modernen Directory-Infrastruktur auf Basis von Microsoft Windows Server 2003 ein Performance-Upgrade.

Weitere Themen der zweiten Periode

• Umstellung der ca. 50 Arbeitsplätze auf Windows XP SP2 mit AID (Automated Installation Database)
• Umstellung der E-Mailkommunikation auf Microsoft Exchange 2003
• Zentralisierung der CD-ROM-Rechercheprogramme unter Einsatz der Managementsoftware NetMan der H+H Software GmbH
• Aufbau eines zentralen Firewallsystems mit zentraler und dezentraler Antiviruslösung
• Technische Anbindung der Senatsbibliothek an Partnerinstitutionen wie z. B. KOBV (Kooperativer Bibliotheksverbund Berlin-Brandenburg), DDB (Die Deutsche Bibliothek) und an Juris
• Installation und Inbetriebnahme von Barcode-Scannern, Flachbettscannern, Druckern und Digitalkameras

Dritte Periode von 2009 bis 2011

Im April 2009 verlängerte die Stiftung Zentral- und Landesbibliothek Berlin (ZLB), in welche die Senatsbibliothek am 1.1.2005 eingegliedert wurde, den Outsourcingvertrag um weitere 24 Monate mit den Zielen, den veralteten, FRAME-basierten Internetauftritt der Senatsbibliothek durch den Einsatz des Content-Management-Systems phpWCMS zu modernisieren, die räumliche Integration in die Berliner Stadtbibliothek (BStB) vorzubereiten und die Migration der Titel- und Exemplardaten aus ALEPH 500 in das Bibliothekssystem aDIS/BMS zu unterstützen.

Diese Ziele konnten im vorgesehenen Zeitraum realisiert werden und trugen zu einer erfolgreichen Wiedereröffnung der Senatsbibliothek am neuen Standort der BStB am 30.5.2011 bei. Seitdem obliegt die Betreuung der eingesetzten Fachanwendungen und technischen Komponenten der ZLB-eigenen EDV-Abteilung.

Vertrauensvolle Zusammenarbeit im zehnten Jahr

Marion Hecker-Voß, Direktorin der Senatsbibliothek Berlin, lobte im Juni 2011 die gute Kooperation mit Computacenter: „Wir blicken auf einen zehn Jahre andauernden Outsourcingvertrag mit Computacenter zurück – zehn Jahre vollster Zufriedenheit und engagierter, partnerschaftlicher Zusammenarbeit. Ganz wesentliche Grundlage dieser außerordentlich erfolgreichen Zeit war neben dem gegenseitigen Vertrauen das fundierte bibliotheksspezifische Fachwissen der Mitarbeiter unseres IT-Dienstleisters.“

IT-Dienstleister mit bibliotheksspezifischem Fachwissen
Schon während der ersten Ausschreibung hatte die Bibliothek von ihrem zukünftigen IT-Dienstleister gefordert, dass dieser spezielles bibliothekarisches Fachwissen in den Auftrag einbringen kann: „Wir haben einen IT-Profi gesucht, der bibliothekarisches Verständnis besitzt, das aus der beruflichen Erfahrung heraus oder aus spezieller Weiterbildung resultiert, und der folglich in der Lage ist, die technischen Möglichkeiten zur Optimierung von Abläufen zu erkennen,“ erklärte Marion Hecker-Voß.

Diesen Herausforderungen war Computacenter dank zahlreicher Erfahrungen aus Projekten mit anderen Bibliotheken wie der Staatsbibliothek zu Berlin, der Abgeordnetenhausbibliothek und der des Deutschen Archäologischen Institutes gewachsen. Der IT-Dienstleister stellte eine Spezialistin vor Ort, die als Systembibliothekarin IT-Wissen mit bibliothekarischen Kenntnissen vereinte und als Ansprechpartnerin für alle Themen rund um das Informationssystem zur Verfügung stand. Fragen konnten jederzeit direkt und schnell mit den Mitarbeitern geklärt werden.