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Zusammenfassung

Herausforderung

Das Stadtamt Bremen hatte sich 2009 zur Einführung von elektronischen Akten entschlossen, um die Transparenz und den schnelleren Zugriff auf Dokumente, Vorfälle und Informationen zu gewährleisten. Als erstes sollte die Bußgeldstelle des Stadtamtes mit mehr als 3.000 postalischen Briefeingängen pro Tag in das System eingebunden werden, um den Zugriff der Sachbearbeiter auf alle Informationen einer Akte zu erleichtern und zu beschleunigen.

Lösung von Computacenter

Nach dem Erstellen eines Anforderungsprofils im Rahmen von Workshops und eingehenden Beratungen mit den Verantwortlichen der Bußgeldstelle schlug Computacenter eine Input-Management-Lösung vor, die zukunftsorientiert auch den Anforderungen eines künftigen Dokumentenmanagements gerecht werden würde.

Nutzen

Durch die schnelle und zuverlässige Verfügbarkeit aller zu einem Vorgang gehörenden Unterlagen in der elektronischen Akte haben sich die Reaktions- und Durchlaufzeiten deutlich verringert und die Dokumentenverwaltung ist transparenter und effektiver geworden.

Ausführliche Version

Mehr Effizienz in der Sachbearbeitung durch eine Computacenter-Lösung zur Erstellung elektronischer Akten im Stadtamt Bremen.

Herausforderung

Das Stadtamt Bremen hatte sich 2009 zur Einführung von elektronischen Akten entschlossen, um mehr Transparenz innerhalb der Vorgänge sowie einen schnelleren Zugriff der Sachbearbeiter auf Dokumente, Vorfälle und andere Informationen zu erreichen. Um eine elektronische Akte ganzheitlich abbilden zu können, mussten unterschiedliche Systeme für den digitalen Input, das zertifikatsbezogene Signieren und das Speichern von Informationen miteinander verbunden werden. Wegen der Anzahl von mehr als 3.000 Posteingängen pro Tag wurde die Bußgeldstelle des Stadtamtes Bremen als Pilotobjekt ausgewählt. Es galt, diese hohe Anzahl von Schriftstücken durch ein modernes Input-Management-System den jeweiligen elektronischen Akten zuzuordnen und damit den Zugriff der Sachbearbeiter auf alle zu einem Vorgang gehörenden Information zu vereinfachen und zu beschleunigen. Das Erkennen und Klassifizieren von Dokumenten und deren Inhalten sollte automatisiert werden, wobei es wichtig war, dass auch Bilder, Zeichnungen und handschriftliche Briefe erfasst und richtig zugeordnet werden mussten. Nach dem Scannen und der Verarbeitung der eingehenden Dokumente sollten diese in einem zweiten Schritt, dem zertifikatsbasierten Signieren, in einem vom Stadtamt definierten Format zur Verfügung gestellt werden. Natürlich musste sichergestellt werden, dass bei der Erstellung der elektronischen Akten die gleichen Verwaltungsgrundsätze wie bei der papiergeführten Version eingehalten werden. Dazu gehören unter anderem die Nachvollziehbarkeit von Vorgängen und die Vollständigkeit der zu einem Vorgang gehörenden Unterlagen.

Lösung

Nach eingehender Analyse der spezifischen Anforderungen der Bußgeldstelle im Rahmen von Workshops sowie nach umfassenden Beratungsgesprächen entwickelten die Spezialisten von Computacenter ein Konzept und das Design für eine moderne Input-Management-Lösung: Im ersten Schritt wird die Eingangspost gescannt, wobei die Dokumente bereits nach festgesetzten Kriterien vorsortiert werden. Da die Ausgangspost der Bußgeldstelle des Stadtamtes in der Regel mit einem Barcode versehen ist, können Rückläufer beim Scannen automatisch erkannt, klassifiziert und einer automatischen Bearbeitung zugeführt werden. Andere Dokumente, wie Zeichnungen, Fotos oder auch handschriftlich verfasste Schreiben, werden ebenfalls vorsortiert und an den jeweils optimal geeigneten Scannern von Fujitsu und Kodak erfasst und weiterverarbeitet. Informationen auf den Dokumenten werden mittels OCR-Schrifterkennung elektronisch gelesen und über die automatische Erkennung von Stichworten – z. B. Aktenzeichen, Kraftfahrtsamt, Notar etc. – den entsprechenden Dokumentenklassen zugeordnet.

Nach der Endkontrolle und Freigabe werden alle Daten an ein eigens von Computacenter für die Bußgeldstelle des Stadtamtes Bremen programmiertes Kofax-Übergabemodul weitergereicht, welches daraus verschiedene Ausgabedateien in unterschiedlichen Formaten generiert und für die nächsten am Prozess beteiligten Systeme bereitstellt.

Automatisierte Dokumentenerfassung, Klassifizierung und Extraktion mit Kofax

Für die eigentliche Dokumentenerfassung hatte sich die Bußgeldstelle für Kofax Capture Enterprise Version 8.0 entschieden. Das System zählt zu den führenden Softwareprodukten auf diesem Gebiet. Ein wichtiger Vorteil von Kofax Capture ist der hohe Grad an Kompatibilität mit Scannern und anderen Capture-Geräten sowie Content- und Dokumentenmanagement-Systemen. Dadurch ist gewährleistet, dass auch bei einem künftigen Hardwarewechsel oder einer Erweiterung eine konsistente Erfassung und Indizierung gewährleistet bleiben. Die Dokumentenerfassungssoftware Kofax zeichnet sich unter anderem dadurch aus, dass sie die Geschäftsabläufe signifikant beschleunigt. Mit ihr lassen sich strukturierte Formulare, andere Papierunterlagen inklusive handschriftlicher Ergänzungen ebenso wie elektronische Informationen – beispielsweise Beweisfotos – erfassen und in zuverlässige und jederzeit verfügbare Informationen umwandeln. Darin eingebunden sind die Kofax Transformation Modules zur automatischen Klassifizierung und Datenextraktion der Dokumente. Sie sorgen für eine optimierte Umwandlung der analogen Dokumente in strukturierte elektronische Informationen. Beachtenswert ist die hohe Genauigkeit der Kofax Transformation Modules, die auch bei äußerst komplexen Dokumenten durch die herausragende Klassifizierungs- und Trennungstechnologie gewährleistet ist. Nicht zuletzt ist in die Lösung Kofax VRS 4.2 eingebunden. Mit ihr werden die zur Eingabe kommenden Unterlagen automatisch in der Bildqualität optimiert. Diese automatisierte Qualitätskontrolle sorgt dafür, dass unter anderem auch Unterlagen mit schwach lesbaren handschriftlichen Ergänzungen in der Regel ohne weitgehende manuelle Nachbesserungen erfasst werden können.

Nutzen

„Durch die Schnelligkeit und Zuverlässigkeit der gelieferten Hardware und der Kofax-Software ist die Sachbearbeitung deutlich effektiver geworden“, betont Stefan Marx, Projektleiter vom eGovernment-Referat des Senators für Inneres und Sport. Bei der Vielfalt der unterschiedlichen Dokumente inklusive Fotos ist die technische Unterstützung bei der Dokumentenerfassung ein wichtiger Punkt, der hilft, Fehler zu vermeiden. Dabei sind die automatisierte Klassifizierung und die Datenextraktion weitere Vorteile, weil es sich bei den Dokumenten nicht nur um fest strukturierte Formulare handelt, sondern beispielsweise auch um nicht standardisierte Briefe oder ähnliches, auf die ebenfalls schnell und zuverlässig in der elektronischen Akte zugegriffen werden kann. Deren Einführung hat in der Bußgeldstelle nicht nur für deutlich schnellere Reaktions- und Durchlaufzeiten gesorgt, sondern auch für eine höhere Transparenz und Effektivität in der Dokumentenverwaltung. Weitere Pluspunkte sind die deutlich reduzierten Kosten, gestiegene Produktivität, höhere Datenqualität und auch eine verbesserte Compliance, d. h. die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften hinsichtlich der Aufbewahrung von Dokumenten. Und die Lösung ist zukunftssicher, da sie problemlos in ein komplettes Dokumentenmanagement-System eingegliedert werden kann.